Официально деловой стиль: жанры и их классификация

Официально-деловой стиль – это один из наиболее распространенных и важных стилей в сфере коммуникации. Он используется в официальных документах, деловых переговорах, корпоративной коммуникации и других ситуациях, связанных с бизнесом и деятельностью государственных органов.

Основной чертой официально-делового стиля является его формальность и точность. В текстах, написанных в этом стиле, используются специальные термины и фразы, которые отличаются от повседневной речи. Он подчиняется определенным правилам структурирования и оформления, которые позволяют обеспечить ясность и понятность информации.

Примером жанров официально-делового стиля являются: письма, протоколы, отчеты, резюме, презентации и т. д. В этих документах преобладает использование специализированной терминологии и академического языка. Также важным аспектом является форматирование текста: его должны отличать четкая структура, абзацы, списки и таблицы. Весь текст должен быть четким, лаконичным и логически последовательным.

Официально-деловой стиль имеет свои особенности в разных странах и культурах. Например, в России в официальных документах предпочитается использовать формат А4 и шрифт Times New Roman размером 12 пунктов. Также важно учитывать нормы русской пунктуации и написание слов.

Жанры официально-делового стиля

Официально-деловой стиль – это особый вид коммуникации, который используется в официально-деловой сфере деятельности. В рамках этого стиля существует несколько жанров, которые отличаются своими ключевыми чертами и задачами.

• Приказ: это официальный документ, который издается вышестоящим органом для определенных исполнителей. Приказы обязательны для выполнения и содержат четкую формулировку, указания и требования. Они составляются в форме нормативно-правовых актов и содержат следующие структурные элементы: заголовок, обоснование, текст, приложение. Пример: Приказ Министерства Образования о проведении контрольной работы в школах.
• Протокол: это документ, в котором фиксируются результаты совещаний, встреч, заседаний и других официальных событий. Протоколы включают в себя информацию о месте, времени и участниках события, а также содержат подробное описание проведенных мероприятий, принятых решений и рекомендаций. Пример: Протокол заседания Совета директоров компании.
• Бизнес-план: это документ, который содержит описание и анализ бизнес-проекта. Бизнес-план включает в себя информацию о целях и задачах проекта, анализ рынка и конкурентов, описание продукта или услуги, финансовый план и прогнозы. Он служит основой для принятия решения о возможности реализации проекта. Пример: Бизнес-план открытия ресторана.
• Договор: это официальное соглашение между двумя или более сторонами, которое регулирует их взаимоотношения. Договоры содержат условия, права и обязанности сторон, сроки и условия выполнения договорных обязательств. Как правило, они составляются в письменной форме и подписываются сторонами. Пример: Договор купли-продажи недвижимости.

Это лишь небольшой список жанров официально-делового стиля, которые распространены в официальной сфере деятельности. Каждый из этих жанров имеет свои особенности и задачи, но общей чертой является формальность и официальность выражения.

Уставы и положения

Уставы и положения являются важной частью официально-делового стиля письменной коммуникации. Они представляют собой нормативно-правовые акты, регулирующие организационно-управленческую деятельность организации.

Основная цель уставов и положений — установление четких правил и порядка функционирования внутри организации. Они определяют организационную структуру, права и обязанности сотрудников, процедуры принятия решений, а также механизмы контроля и наказания.

Уставы и положения обычно содержат следующие разделы:

1. Введение — вводная часть, в которой указывается название организации, ее основные цели и задачи.
2. Общие положения — здесь определяются основные принципы организации, ее правовой статус и принадлежность к определенному виду деятельности.
3. Организационная структура — описание структуры управления организацией, указание на должности и подразделения, а также их функции.
4. Права и обязанности сотрудников — перечень прав и обязанностей работников организации.
5. Процедуры принятия решений — описание правил принятия решений внутри организации, включая процедуры голосования и составы комиссий.
6. Контроль и наказание — описание механизмов контроля за исполнением положений устава и положений, а также санкции при их нарушении.
7. Заключительные положения — завершающий раздел, включающий перечень ответственных лиц и сроки вступления в силу устава или положения.

Примерами уставов и положений могут служить:

• Уставы и положения коммерческих организаций;
• Уставы и положения государственных учреждений;
• Уставы и положения некоммерческих организаций;

Уставы и положения имеют официальный характер и должны быть составлены в соответствии с требованиями законодательства и устава организации.

Договоры и соглашения

Договоры и соглашения являются важной составляющей официально-делового стиля. Они представляют собой письменные соглашения между сторонами по определенным правовым или коммерческим вопросам.

Основная цель договоров и соглашений — обеспечение законности и четкости отношений между сторонами, защита их интересов и предотвращение возможных конфликтов.

Важными чертами договоров и соглашений являются:

• Ясность и точность — документ должен быть написан четким и понятным языком, чтобы обеспечить однозначное толкование его положений;
• Структурированность — договоры и соглашения обычно состоят из нескольких разделов и пунктов, которые организованы в логическом порядке;
• Полнота — все основные аспекты согласования сторон должны быть отражены в документе;
• Юридическая форма — договоры и соглашения имеют юридическую силу и часто требуют определенной формы и подписей.

Примерами таких договоров и соглашений могут являться:

1. Договор аренды недвижимости — документ, устанавливающий правила использования арендатором арендованного имущества;
2. Трудовой договор — соглашение между работником и работодателем, определяющее условия работы и права и обязанности сторон;
3. Партнерское соглашение — договор между двумя или более компаниями, регулирующий их сотрудничество и взаимодействие в определенной сфере деятельности.

Договоры и соглашения являются неотъемлемой частью официально-делового стиля и требуют внимательного и грамотного подхода к их составлению и исполнению.

Протоколы и резолюции

• Протокол – это деловой документ, который фиксирует ход и результаты совещания, собрания, переговоров или других официальных мероприятий. В протоколе указывается дата, время, место проведения мероприятия, его участники, повестка дня и основные выступления.

  Протоколы используются для учета принятых решений, фиксации фактов, формирования документации и архивного хранения. Они имеют вертикальную структуру и часто содержат такие элементы, как вступление, повестка дня, подписи участников, резолюции и приложения.

• Резолюция – это официальный документ, который содержит конкретную рекомендацию, предписание или решение, принятое по какому-либо вопросу. Резолюции обычно принимаются на совещаниях, собраниях или сессиях организаций, чтобы определить дальнейшие действия или решить конкретную проблему.

  Резолюции могут быть формализованы в письменной форме или устно представлены, но в любом случае они должны быть документированы и распространены между участниками. Резолюции часто имеют абзацную структуру с определенными заголовками и номерами для удобства ссылки и архивирования.

Примеры протоколов и резолюций можно найти в различных сферах организационной и государственной деятельности:

1. Протоколы заседаний правительства или совета директоров компании.
2. Протоколы собраний акционеров или собраний жильцов.
3. Протоколы судебных заседаний или собраний административных органов.
4. Резолюции и постановления парламентов или губернаторов.
5. Резолюции банковского совета или комитета по безопасности.

Важно отметить, что протоколы и резолюции являются юридически значимыми документами, поэтому их подготовку и оформление следует проводить в соответствии с установленными стандартами и правилами.

Приказы и распоряжения

Приказы и распоряжения являются одним из наиболее распространенных жанров официально-делового стиля. Они используются для учреждений, организаций, предприятий и государственных органов для регулирования и управления их внутренней деятельностью.

Основные черты приказов и распоряжений:

1. Прямота и краткость изложения. Приказы и распоряжения должны быть формулированы ясно и лаконично, без лишних слов и сокращений.
2. Строгое соответствие нормативным требованиям и правовым актам.
3. Пронумерованная структура. Приказы и распоряжения имеют заголовок, преамбулу, текст основного содержания, подпись и дату.
4. Формальный язык. Приказы и распоряжения используют официальный, формальный язык, исключая разговорные выражения и жаргонизмы.
5. Обязательность выполнения. Приказы и распоряжения являются обязательными для всех сотрудников и должны быть выполнены в установленные сроки.

Примеры приказов и распоряжений:

Приказы и распоряжения играют важную роль в организации работы коллектива и обеспечении эффективной деятельности организации. Использование правильного формата и языка при их составлении является ключевым элементом успешного управления.

Служебные записки и доклады

Служебная записка является одним из основных жанров официально-делового стиля. Это документ, который используется для передачи информации внутри организации. Служебные записки выражаются в письменной форме и могут содержать изложение фактов, описание событий, анализ проблемы и предложения по ее решению.

Доклад – это устное сообщение, которое проводится перед аудиторией с целью информирования, представления результатов аналитической работы или донесения важной информации. Доклад может быть как формальным, официальным, так и неформальным.

Основные черты служебных записок и докладов:

• Официальность: данные документы имеют формальный статус и пишутся по предписанным правилам;
• Краткость: написание информации в компактной форме;
• Четкость: ясное и недвусмысленное выражение мыслей;
• Объективность: представление информации без субъективных оценок;
• Полнота: предоставление всей необходимой информации по вопросу;
• Систематичность: структура документа должна быть логической и последовательной.

Примеры служебных записок и докладов встречаются в различных сферах деятельности:

1. Корпоративные служебные записки, которые используются внутри компании для передачи информации от одного отдела к другому.
2. Доклады на совещаниях, на которых обсуждаются результаты работы, проблемы и планы по их решению.
3. Служебные записки в государственных органах, которые служат для передачи информации между разными уровнями власти.

В целом, служебные записки и доклады представляют собой эффективный инструмент коммуникации, который позволяет передать информацию и донести свою позицию до широкой аудитории в официальном контексте.

Отчеты о выполнении задач

Отчет о выполнении задач – это документ, в котором сотрудник описывает свою работу за определенный период времени. Отчет состоит из информации о выполненных задачах, достигнутых результатов и оценки эффективности работы.

Цель отчета о выполнении задач:

• Документирование выполненной работы
• Оценка сотрудника и его эффективности
• Отслеживание выполнения поставленных задач и целей
• Обеспечение прозрачности рабочих процессов

Структура отчета о выполнении задач может включать:

1. Введение, в котором указывается период, за который составлен отчет, и общий контекст выполнения задач
2. Описание выполненных задач, проблем, на которые наткнулся сотрудник в процессе работы, и способов их решения
3. Результаты выполненных задач, достигнутые цели и показатели эффективности работы
4. Сводка и выводы о выполненной работе с учетом поставленных задач и целей

Пример отчета о выполнении задач:

Выводы: весьма успешный месяц с множеством достигнутых целей и положительными результатами. Работа над развитием предприятия продолжается в том же темпе.

Корреспонденция делового характера

Корреспонденция делового характера является одним из основных жанров официально-делового стиля. Она представляет собой письменное общение, осуществляемое в рамках деловой деятельности организаций и институтов.

Ключевая черта корреспонденции делового характера заключается в ее формальности и официальности. Деловая переписка характеризуется точным и ясным изложением сообщаемой информации, отсутствием эмоциональных выражений, а также использованием формальной лексики и специфических деловых терминов.

Примеры корреспонденции делового характера включают в себя следующие жанры:

1. Письмо официальное. Это письменное сообщение, адресованное от имени организации или института, с официальными целями. Официальные письма могут включать в себя приглашения, запросы, уведомления и другие деловые ситуации.
2. Протокольное письмо. Протокольные письма используются для официального подтверждения или установления контактов между организациями или институтами. В них фиксируются основные факты и условия совместной работы.
3. Запрос. Запросы отправляются с целью получения информации или выполнения определенных действий со стороны адресата. Они могут быть направлены как внутри организации, так и во внешний мир.
4. Ответ. Ответы служат для реакции на полученные запросы или обращения. В зависимости от содержания и формы принятого запроса, ответ может быть положительным, отрицательным или требовать дополнительной информации.

Подобные жанры корреспонденции делового характера широко распространены в мире бизнеса, государственной и муниципальной сфер, организациях и учебных заведениях. Они позволяют эффективно передавать информацию, устанавливать и поддерживать контакты между различными участниками делового процесса.